Aumente a eficiência, a coordenação e a segurança do gerenciamento de dados dos funcionários com planejamento centralizado para integração de recursos humanos

Contexto

Quando a Autodesk adquire uma organização, a equipe de Fusões e Aquisições de Recursos Humanos (PPL M&A) reúne as informações dos funcionários da empresa adquirida e transfere todos os dados dos funcionários para o ecossistema da Autodesk. O processo original para coletar dados, inserir dados e fazer a transição desses funcionários adquiridos era altamente manual, o que deve ser orquestrado em vários departamentos e versões do Excel. A manutenção de um documento de fonte da verdade provou ser complicada e insustentável a longo prazo.

Desafio

A equipe da Autodesk baseou-se em um processo descentralizado para reunir as entradas de funcionários adquiridas em vários departamentos em um modelo do Excel. Manter uma única fonte de verdade e validar os metadados dos funcionários em relação às tabelas internas de dados principais era uma tarefa sujeita a erros e demorada. Os gargalos para receber os dados necessários de outros departamentos frequentemente atrasavam os tempos de ciclo de aquisição individual. Além disso, devido à natureza manual do processo de aquisição original, os usuários de negócios gastam muito tempo com atividades de baixo valor em vez de relatórios de análise de alto valor para a liderança. Por fim, a escalabilidade no Excel foi severamente afetada pelo grande volume de funcionários adquiridos em várias aquisições.

Abordagem

As chaves para o sucesso giravam em torno de dois elementos fundamentais: entender as entradas de dados necessárias e as responsabilidades de cada departamento envolvido no processo de integração do funcionário. Para começar, realizamos uma análise completa dos processos de RH e sistemas de dados existentes da Autodesk para identificar quais entradas de dados eram necessárias para a integração dos funcionários. Isso envolveu trabalhar em estreita colaboração com as equipes de PPL M&A (RH) e de TI para entender seus requisitos específicos e quaisquer considerações de conformidade ou segurança. Paralelamente, trabalhamos com representantes de cada um dos departamentos que usariam a plataforma para cumprir suas respectivas responsabilidades durante o processo de onboarding. Ao entender a função de cada departamento e como eles interagem com os dados dos funcionários, conseguimos projetar uma plataforma que não apenas atendeu aos requisitos da Autodesk para consolidação de dados, mas também deu suporte a seus fluxos de trabalho e necessidades exclusivas. Ao longo do projeto, permanecemos comprometidos com uma abordagem iterativa e colaborativa, trabalhando em estreita colaboração com as principais partes interessadas para refinar nosso design e garantir que a solução final melhorasse a escalabilidade, a eficiência e a precisão.

Principais resultados

Benefícios

“Temos uma equipe pequena na Autodesk e nossa função tem um processo complexo em várias equipes e tecnologias para integrar funcionários de empresas adquiridas. Nosso processo exigia muitas idas e vindas entre as equipes e podia ser complicado. Nossa colaboração com a Keyrus mudou tudo isso para melhor! Inúmeras horas manuais foram economizadas por ter os dados mais atuais e atualizados ao nosso alcance, e agora podemos integrar mais facilmente os funcionários adquiridos. Foi incrível trabalhar com a equipe da Keyrus - profissional, envolvente, flexível e eles fizeram de tudo para entregar o melhor resultado possível, oferecendo suporte em todas as etapas do projeto e além.” -Equipe de RH, Fusões e Aquisições, Autodesk.

Partilhe esse caso de sucesso