Menos planilha, mais análise: como um grande grupo de alimentos e bebidas automatizou o relatório mensal

Contexto

Todo mês, um grande grupo brasileiro de alimentos e bebidas apresentava ao seu Board o fechamento gerencial, relatório que reúne resultados, orçamento e projeções. É com base nele que a liderança tomava decisões como a previsão de demanda por região e o ajuste de preços, e o mesmo material chega a todas as filiais. Até o projeto com a Keyrus, esse relatório era montado manualmente por várias áreas e chegava a mais de 300 páginas em PDF. Os dados vinham do sistema SAP BW e passavam por uma planilha de Excel que também servia de base para as simulações de cenários dos executivos, feitas a partir de variáveis como produção, preço, região e produto.

Desafio

A cada fechamento, os dados extraídos passavam por uma sequência de tratamentos feitos à mão. Primeiro, era preciso aplicar regras de correspondência entre códigos, fazer rateios e tratar as transferências entre empresas do grupo; depois, limpar e ajustar as informações para, só então, consolidá-las na planilha. Com tanto volume, o arquivo ficava lento, e os erros eram comuns a ponto de obrigar a equipe a carregar os dados de novo antes de concluir o fechamento. Além de consumir horas de várias áreas, o processo invertia prioridades: quem deveria analisar os números passava a maior parte do tempo consolidando, e um relatório sujeito a erros servia de base para decisões em todo o grupo. O objetivo, então, era automatizar a consolidação, dar acesso fácil a dados atualizados e transformar os números em apresentações claras para os executivos.

Abordagem

A Keyrus começou pela base. Três painéis em QlikView passaram a consolidar os dados do fechamento, a partir das informações já organizadas no Snowflake e do que ainda estava em planilhas. Eles também conferem automaticamente os campos vazios, que antes prejudicavam os gráficos, e os preenchem com valores definidos pelas áreas responsáveis. Com os dados prontos, a produção dos relatórios passou para o Qlik NPrinting, que cuida de todo o ciclo, da geração à distribuição. Cada modelo tem filtros e rótulos próprios, como período, nome do relatório e nível de detalhe. Em vez de ajustá-los um a um, a equipe preenche uma planilha de parâmetros, e um aplicativo em Qlik Sense atualiza tudo de uma vez, com os rótulos acompanhando a mudança automaticamente. Um segundo aplicativo, com recursos do próprio Microsoft Office, transforma as tabelas e os gráficos desses relatórios em slides personalizados para a reunião do Board. As simulações também deixaram a planilha e passaram a ser feitas em duas ferramentas dedicadas. A primeira permite que os executivos testem cenários, como um aumento de preço ou o foco em determinadas regiões, e vejam o resultado na hora, a partir dos dados atuais e das premissas definidas. A segunda leva essa lógica às filiais: cada regional insere suas previsões de venda, as equipes acompanham o número atualizado em tempo real e apenas a gerência pode aprovar os valores.

Principais resultados

Benefícios

O principal ganho está no uso do tempo: a equipe de planejamento deixou de gastar horas preparando dados e passou a se dedicar à análise dos números. Com informações centralizadas e atualizadas, a liderança discute resultados e testa cenários com mais rapidez, e cada área e filial recebe a visão que importa para a sua operação. Com mais de 100 usuários de diferentes áreas e regiões envolvidos, a forma de conduzir o projeto fez diferença. A liderança de planejamento destacou a KPM2, metodologia própria da Keyrus que combina entregas em ciclos curtos com etapas bem planejadas, o que permitiu ajustar o trabalho às necessidades que surgiram no caminho. Uma base de dados consolidada, a palavra final da gerência sobre as simulações e indicadores revistos a cada fechamento refletem o que a Keyrus propõe com a Arquitetura da Inteligência.

Partilhe esse caso de sucesso