CONTEXTE
Notre client est un distributeur de meubles dont le siège social est situé à Toronto. Sa clientèle va des cabinets de design professionnels aux grands détaillants tels que Costco et Wayfair. L'entreprise s'approvisionne auprès de fabricants de meubles du monde entier pour les vendre aux détaillants, principalement en Amérique du Nord. Elle dispose de ses propres entrepôts au Canada et aux États-Unis, mais elle fait aussi beaucoup d'expéditions directes. Leur croissance au cours des dernières années a augmenté la complexité de leur ERP, a apporté plus de défis logistiques, et leur a donné plus de demande de rapports et d'analyses en général.
DÉFI
En février 2020, le client a ouvert une filiale américaine pour mieux gérer ses activités aux États-Unis. Cela a créé de nouveaux processus de gestion, ainsi qu'une nouvelle instance de leur ERP (SAP Business One, ci-après SAP B1). Par conséquent, leur processus de reporting, auparavant manuel, ne pouvait plus couvrir l'ensemble de leurs activités (Canada + États-Unis). En plus d'une équipe informatique réduite qui a une capacité limitée à maintenir des entrepôts de données complexes, et de la demande de rapports plus sophistiqués, ils avaient besoin de quelque chose de plus puissant, et considéraient Tableau comme une option.
Toutes les informations nécessaires à la création de rapports se trouvent dans la base de données de leur application SAP B1, à l'exception des taux de change passés et actuels. Voici quelques-unes de leurs exigences de haut niveau :
Tableau de bord exécutif pour montrer les tendances des ventes par type de client, par groupe de produits et par fournisseur.
Analyse détaillée des attributs des produits
Outil de priorisation logistique
Analyse de la performance de certains fournisseurs
Analyse de la performance des employés des ventes
Performance financière globale sur plusieurs entités et devises
NOS SOLUTIONS
À la suite d’une phase de découverte, plongeant plus profondément dans les défis de l'entreprise et des données, nous avons proposé les livrables suivants :
5 tableaux de bord Tableau, chacun avec ses propres objectifs et sa propre audience
Des tableaux de bord publiés sur Tableau Online pour les utilisateurs internes, consommant des données sur site via Tableau Bridge.
Nouvelle source de données sur les taux de change qui permet d'établir des rapports sur les activités en CAD et en USD dans chacun des 5 tableaux de bord.
Voici certaines exigences qui ont affecté tous les livrables nommés ci-dessus :
Tous les tableaux de bord doivent avoir la capacité de produire des rapports sur les entités canadiennes et américaines, indépendamment ou simultanément,
Aucune couche supplémentaire d'entreposage de données ne doit être utilisée.
Vous trouverez ci-dessous quelques points techniques marquants de notre processus de développement.
Modélisation des données :
Nous nous attendions à ce que la modélisation des données soit un défi dès le départ, car nous devions nous connecter directement à la base de données de l'application ERP, sans couche supplémentaire d'entreposage ou « d'analyse ». En outre, nous devions nous connecter à deux bases de données similaires mais pas nécessairement identiques (Canada et États-Unis).
Les 2 principales difficultés qui sont apparues sont :
Comprendre le schéma de SAP B1
Réaliser des transformations de données significatives sans entrepôt de données.
Heureusement, les 2 instances de SAP B1 partageaient le même serveur de base de données. Pour éviter de créer un entrepôt de données, la solution que nous avons trouvée devait s'appuyer sur un « SQL initial » étendu dans Tableau, qui crée et interroge des tableaux temporaires. Cela aurait été impossible si les 2 bases de données avaient été sur des serveurs différents.
Source de données sur les taux de change :
Le client mène ses activités à la fois en CAD et en USD. Avant notre intervention, le rapport financier mensuel était le seul moment où la devise des transactions était prise en compte. Cela impliquait une conversion manuelle entre les devises en utilisant le taux de change moyen mensuel publié par la Banque du Canada. Nous devions trouver un moyen de conserver la pratique de l'utilisation du taux de change moyen mensuel, mais aussi de permettre la conversion à tout moment où les données sont affichées dans le tableau de bord.
En utilisant l'API gratuite de la Banque du Canada, nous avons créé un script simple pour mettre à jour quotidiennement un fichier csv avec l'historique et les derniers taux moyens mensuels. Dans une implémentation Cloud ou avec un entrepôt de données disponible, nous aurions pu plus facilement utiliser un lac de données ou un tableau pour stocker ces données, mais un fichier csv sur le serveur du client était suffisant dans ce cas.
RÉSULTATS
Nous avons publié 5 tableaux de bord sur le site Tableau Online du client, avec des données rafraîchies quotidiennement. Grâce à ces nouveaux tableaux de bord, le client peut renoncer à la routine laborieuse consistant à générer et à distribuer manuellement de nombreux rapports de synthèse réguliers. En outre, les nouveaux tableaux de bord permettent au client d'examiner l'ensemble de ses activités dans plusieurs pays et devises, où les rapports étaient auparavant indisponibles ou fragmentés.
Les tableaux de bord publiés ont également introduit de nouvelles capacités de suivi dans les départements de logistique, de relations avec les fournisseurs et de développement de produits du client, ce qui a considérablement amélioré leur capacité à mettre en évidence les problèmes et les opportunités.
La conception visuelle des tableaux de bord publiés permet au client d'identifier plus rapidement les informations et de créer des plans d'action plus rationnels. En réalité, au moment où nous lui remettions le produit final, le client était déjà en train de créer des processus opérationnels départementaux pour surveiller et agir autour de ces nouveaux tableaux de bord.