Article publié par Fanny Rousseau, Consultante chez Keyrus Management Pour en savoir + sur Keyrus Management, rendez-vous sur ce lien.
À l’ère de la Data et du Digital, de nouveaux mots clés ont fait leur apparition dans les discussions des responsables achats et supply chain : Blockchain, data, Robotic Process Automation (RPA), IA, Internet des Objets (IoT)… Les directions achats n’échappent pas à la mise en œuvre de cette révolution digitale qui concerne les métiers, les modes de management, l’expérience client ou la relation fournisseur. Ce nouveau paradigme légitime encore davantage l’imbrication de la fonction achats avec la supply chain ou Global Network Supply Management. Cet article propose un tour d’horizon des apports de la digitalisation pour les directions achats et supply chain.
Les achats et la supply chain partagent des enjeux communs. Afin de pouvoir livrer aux clients les produits attendus dans les contraintes de délais, qualité et coûts convenus, il est nécessaire que ces deux fonctions travaillent en étroite collaboration et soient parfaitement alignées : sourcing fournisseurs, optimisation des processus, performance des achats et pilotage des stocks, suivi en temps réel des flux, expérience client, évaluation de la performance achats et supply par les fournisseurs ou encore la recherche de la création de valeur. Nous constatons d’ailleurs de plus en plus l’apparition de directions duales « achats et supply chain », signe que les entreprises ont perçu l’intérêt d’une approche globale. Un constat renforcé par l’apparition du Digital et de la Data qui favorise une véritable approche transversale et une rénovation des liens avec les directions des systèmes d’information (DSI). Les administrations publiques, État et collectivités territoriales, emboîtent elles aussi le pas et la création récente de la Direction Interministérielle de la Transformation Publique (DITP) et de la Direction Interministérielle du Numérique et du Système d’Information et de Communication (DINSIC) en sont un bon exemple. L’intégration des achats dans la supply chain passe également par la prise en compte du coût total de possession (Total Cost of Ownership – TCO) qui englobe tous les coûts directs et indirects (dont ceux liés à la supply chain avec le stockage, le transport, etc.) et non plus seulement les coûts directs. Rien de bien nouveau ici. En revanche, c’est ce partage d’information qui devient indispensable entre ces deux fonctions. Ce qui donne alors du sens auprès des membres du CODIR et aux opérationnels. Les acheteurs peuvent ainsi partager des informations venant de la supply chain avec les fournisseurs (contribuant au passage à une fluidification des échanges et de la performance avec les Sales & Operational Planning, S&OP).
Aujourd’hui, au-delà de la pertinence d’une seule et unique fonction « achats-supply chain », les entreprises doivent élaborer et mettre en place leur transformation digitale : automatisation des processus, numérisation des processus achats, robotisation des tâches ou RPA (Robotic Process Automation) notamment sur les processus de commandes et de facturation, géolocalisation…
Gagner en mobilité en dématérialisant les processus achats & approvisionnement
Un des premiers leviers de digitalisation de la fonction achat est la dématérialisation des processus d’achats (e-achats), de sourcing (e-sourcing avec le processus source-to-contrat) et d’approvisionnement (e-procurement avec le processus procure-to-pay ou P2P). Leur dématérialisation permet d’améliorer les performances des acheteurs en les faisant gagner en mobilité. Toutes les demandes et informations étant centralisées et accessibles à distance, les acheteurs peuvent être en visite chez un fournisseur ou en recherche de nouveaux fournisseurs sur un salon, tout en réalisant leurs tâches quotidiennes, comme la gestion des demandes d’achats, les émissions de bons de commandes, etc. Cela représente un réel gain de temps pour les acheteurs mais aussi pour la supply chain en gagnant en réactivité sur les délais de commande et de livraison.
Améliorer le sourcing fournisseur pour sécuriser les approvisionnements
L’internationalisation des échanges a induit de nouveaux enjeux pour la fonction achats, dont l’augmentation des risques liés à la recherche et à la gestion des fournisseurs. Les acheteurs font face à des enjeux contradictoires : garantir une réception des achats dans les délais, tout en réduisant les coûts de transport, et sourcer des fournisseurs responsables « sociétalement » et « environnementalement », tout en maîtrisant les coûts. Pour répondre à ces problématiques, l’utilisation des données s’avère être une solution intéressante et la Data Science deviendra incontournable pour la Global Network Supply Management. L’analyse des données internes à l’entreprise, et des données externes récoltées auprès des clients via différents canaux (marketing digital), permet d’identifier, de façon plus poussée, les fournisseurs qui pourront mieux satisfaire les attentes clients. L’évaluation des fournisseurs devient plus large et plus complète grâce au croisement des différents types de données : localisation (risques géopolitiques ou naturels), fiabilité (part de l’entreprise dans le chiffre d’affaires du fournisseur, capacité de production), conditions d’achats, logistique, évaluation du fournisseur par d’autres clients, etc. Un meilleur sourcing fournisseur constitue un des leviers des achats contribuant à sécuriser la supply chain et s’assurer que l’entreprise sera livrée par le fournisseur en respectant les trois critères délais (livraison juste-à-temps), coûts (TCO), qualité (respect des exigences clients sans sur-qualité ni sous-qualité). Le croisement des différentes données offre aux responsables des achats et supply chain un sourcing des fournisseurs plus performant et contribue à une meilleure maîtrise des risques (risk management).
Pousser la collaboration avec les fournisseurs à un niveau supérieur
Les achats représentent un levier pour se démarquer et mettre en avant l’avantage concurrentiel de l’entreprise. La démarcation d’une entreprise passe par l’innovation qu’elle propose à ses clients. Les achats sont directement impliqués dans l’innovation via la collaboration avec leurs fournisseurs stratégiques. Ces partenariats permettent de pousser l’innovation plus loin et de répondre aux attentes des clients. Ainsi, les acheteurs peuvent travailler avec leurs partenaires sur l’exploitation des données clients issues de l’entreprise. En effet, les informations stockées dans le CRM (Customer Relationship Management) constituent une base importante de connaissances qui peuvent être communiquées et exploitées au fournisseur afin de lui fournir davantage de matière sur les attentes et les sensibilités du marché final. De plus, l’innovation, avec des fournisseurs stratégiques, peut prendre la forme de la co-innovation, notamment en phase de recherche et développement. Malheureusement, la co-innovation reste encore peu développée parce qu’il existe une réticence à partager des idées ou des informations sans garantie d’obtenir une reconnaissance. Typiquement, l’utilisation de la blockchain faciliterait ce partage d’informations, cette transparence auprès des différents acteurs. En effet, en fonctionnant comme un registre décentralisé où chaque apport est tracé et infalsifiable, chaque contribution individuelle peut être rétribuée et garantie. Cette reconnaissance permet d’engager les entreprises client-fournisseur dans l’innovation commune. La blockchain permet de garantir une transparence des échanges, ce qui accroît la confiance entre tiers. L’implication des différentes parties est donc favorisée.
L’automatisation des tâches pour améliorer le pilotage & la performance de la fonction « achats-supply chain »
La fonction « achats-supply chain » est centrale pour l’entreprise car elle est en contact direct avec les fournisseurs et les clients internes. Elle a besoin d’informations fiables pour être pilotée. De plus, la fiabilité et la qualité des données sont des prérequis à un bon sourcing ou à une bonne collaboration avec les fournisseurs par exemple. Il est donc indispensable que ces données soient « propres » pour être correctement exploitées. C’est aussi l’occasion de participer à une bonne Data Governance, d’associer les Data Process Owner (DPO). Bien qu’il soit souvent associé à la fonction finance, le RPA trouve également des cas d’application pour les achats et la supply chain. Plusieurs tâches chronophages, répétitives et à faible valeur, peuvent être automatisées, comme les demandes d’achat, la gestion des factures, les émissions de bons de commande, ou encore la rédaction de contrats à partir de modèles. Appliqué aux achats il n’en est actuellement qu’aux prémices puisque, selon Gartner en 2018, seulement 3% des services achats utilisent le RPA et 73% ne prévoient pas de le mettre en place dans les prochaines années. Cela est principalement dû au manque de retours d’expérience sur la mise en application, ce qui ralenti son implémentation. L’utilisation du RPA constitue un levier de réduction des coûts, d’optimisation des processus, de qualité de la donnée, de réduction des tâches à non-valeur ajoutée tout en participant au confort des collaborateurs qui s’épargnent des tâches souvent répétitives et ingrates. L’approche Lean RPA permet aujourd’hui d’accroître l’efficacité du RPA déployé seul en identifiant les bons processus et tâches à adresser et en recherchant systématiquement à les améliorer.
Vers une évolution du métier d’acheteur
La digitalisation, la Data Science, offrent aux directeurs achats et supply chain un nouveau champ des possibles, permettant de se concentrer sur les actions à valeur pour l’entreprise en réaffirmant l’importance de la fonction « achats-supply chain » (sourcing, création et maintien de la relation avec les fournisseurs, innovation …). Le métier d’acheteur subit quant à lui des évolutions importantes et les directions doivent s’assurer de l’adhésion et de l’engagement des acheteurs. L’adhésion et la formation des équipes sont des facteurs clés de succès de cette transformation digitale. Les nouvelles organisations des services achats et le développement des compétences sont donc les enjeux des ressources humaines. La conduite du changement est un autre facteur clé de succès à prendre en compte dans la définition et la mise en place des roadmaps digitales des entreprises.
Keyrus Management intervient au profit de ses clients sur les sujets de transformation digitale de leurs directions achats et supply chain en leur proposant des solutions innovantes et éprouvées source de compétitivité et d’une nouvelle expérience digitale. L’approche Excellence Opérationnelle (Lean Digital notamment) alliée aux outils digitaux proposés est la meilleure garantie vers la performance globale.