Témoignage client

Le Ministère des Armées adopte avec succès la robotisation de ses processus avec Keyrus & UiPath

Le rôle du Ministère des Armées est d’assurer la protection du territoire, de la population et des intérêts français. Il répond aussi à d’autres missions dans le cadre des accords et traités internationaux (OTAN) ou régionaux (Europe de la défense), et s’implique également dans des missions de service public. Ses moyens humains et matériels soutiennent ou suppléent les actions d’autres ministères, au quotidien ou dans l’urgence, sur le territoire national et à l’étranger. Le Service du Commissariat des Armées a pour mission de soutenir les opérations des armées, que ce soit sur le territoire national ou pour leurs missions extérieures.

UN FORT BESOIN & POTENTIEL D’AUTOMATISATION

Engagé dans le plan de transformation SCA 22, le Service du Commissariat des Armées a pour objectif de se moderniser et se digitaliser, notamment à travers des innovations qui permettraient d’améliorer la productivité collective. « Nos agents doivent absorber une charge croissante de travail, sans disposer de ressources supplémentaires », explique Fabrice B., Chef du bureau transformation numérique à la Direction Centrale du Service du Commissariat des Armées. C’est dans ce cadre que le Commissariat s’est tourné vers les technologies de RPA (Robotic Process Automation).

La gestion des frais de déplacement et des changements de résidence fait partie des processus pour lesquels le RPA pouvait apporter de la valeur, en automatisant les tâches routinières, afin de permettre aux agents de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Les processus liés à ces besoins avaient été en partie digitalisés, ce qui avait entraîné une hausse du nombre de traitements, multipliés par 4 à 6. De plus, pour traiter ces processus, les agents devaient manipuler un grand nombre de fichiers et passaient beaucoup de temps à redimensionner des pièces jointes dans le bon format.

UN POC EN MODE AGILE, MENÉ EN QUELQUES SEMAINES

En juin 2019, le Service du Commissariat des Armées décide de réaliser un POC avec la plateforme RPA UiPath. Accompagné par les experts de Keyrus, ils mettent en place un premier robot en 6 semaines.

« Nous n’avions jamais mené de projet de ce type, et l’expertise des consultants de Keyrus a été précieuse pour identifier les tâches à automatiser en priorité, selon la valeur qu’elles pouvaient apporter aux utilisateurs », explique Fabrice B. Le groupe du projet a intégré très tôt les métiers pour leur expliquer les apports du RPA et définir ensemble le bon périmètre. En travaillant en mode Agile, il n’a fallu que quelques réunions pour recueillir les besoins et finaliser ce projet. « Les directives étaient claires et nous avons pu bénéficier d’un fort engagement des équipes, ce qui a contribué au succès du projet et permis de préparer en amont la conduite du changement », déclare Fabrice B.

UN ROI & DES RÉSULTATS SIGNIFICATIFS, PERCEPTIBLES RAPIDEMENT

Au final, ce POC RPA fut en mesure de traiter 130 dossiers en 3 minutes, alors qu’il fallait avant 2 à 3 heures de traitements manuels pour obtenir le même résultat. Au-delà de l’optimisation plus large de la dépense publique, cette productivité collective s’accompagne d’un gain de qualité de vie pour les agents, qui peuvent réaliser des missions à plus forte valeur ajoutée.

Grâce à la plateforme UiPath, les agents obtiennent une visibilité sur les dossiers traités à travers un tableau de bord qui agrège des données de différentes sources. Ce rapport indique si un dossier est correct et si son traitement peut se poursuivre. En cas d’anomalie ou d’incohérence, l’agent peut reprendre la main et contacter l’administré pour récupérer les pièces manquantes ou préciser certains éléments du dossier.

Cette automatisation évite également les ressaisies d’informations, et donc les erreurs potentielles dues parfois à de simples fautes de frappe. « Grâce à l’automatisation, les données sont propres et cohérentes à chaque étape, et nous pouvons envisager des exploitations qui étaient impossibles auparavant », constate Fabrice B.

VERS UNE INDUSTRIALISATION PLUS LARGE

Pour les prochains projets RPA, l’expérience acquise va permettre de développer de nouveaux robots en 3 ou 4 semaines seulement. En collaboration avec le Service du commissariat des Armées, les experts de Keyrus ont mis au point une matrice d’éligibilité, qui permet d’évaluer la faisabilité et l’intérêt d’un projet, notamment en termes de ROI, selon les volumes à traiter, les types de fichiers et le gain de temps potentiel. « Cet outil prend également en compte la stabilité des systèmes, et c’est un point important car les systèmes évoluent régulièrement et cela impose des modifications de la plateforme RPA », ajoute Fabrice B. Le Service du Commissariat des Armées a ainsi pu identifier et lancer deux nouveaux projets RPA en 2020.

« L’accompagnement de Keyrus dans ce projet RPA a été précieux pour identifier les tâches à automatiser en priorité, selon la valeur apportée aux utilisateurs, et mettre en œuvre la solution UiPath dans les règles de l’art. Nous avons maintenant tous les outils pour étudier le lancement de ces projets de manière industrielle et bientôt répondre à tous nos besoins », conclut Fabrice B.

« L’intégration de la RPA est un des leviers les plus puissants de la modernisation de l’État, et nous sommes fiers d’accompagner le Service du Commissariat des Armées dans ses premiers projets basés sur la technologie de notre partenaire UiPath », conclut Steeve Delor, Senior Manager chez Keyrus Management.