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Romain GUEST, Expert SAP BI
Qu’il s’agisse d’une montée de version ou d’un remplacement par une autre solution, migrer une solution de reporting décisionnel n’est pas un acte anodin, notamment pour tous ceux qui l’utilisent au quotidien. Voici les 10 étapes à suivre pour réaliser cette opération en toute sérénité et avec l’adhésion des principaux intéressés : les utilisateurs finaux.
De toutes les composantes d’un système d’information décisionnel, la solution de reporting est la brique la plus visible. C’est en effet elle qui permet aux utilisateurs des divers services de l’entreprise d’accéder de façon simple aux données dont ils ont besoin pour comprendre les ressorts de leur activité et prendre des décisions appropriées, stratégiques ou opérationnelles. Un changement de solution de reporting – ou le passage à la dernière version de la solution en place – doit protéger les contenus élaborés au fil du temps par ou pour les utilisateurs finaux, tout en rationalisant l’environnement de façon à ce que chacun puisse pleinement tirer partie des améliorations fonctionnelles de la nouvelle version. Largement éprouvée, notre méthodologie en 10 étapes permet de prendre en compte aussi bien les impératifs techniques et la sécurité que les attentes des utilisateurs.
1 - CADRAGE & ÉTUDE DE L’EXISTANT
L’objectif de cette phase de préparation est double. Il s’agit à la fois de : . sensibiliser les acteurs et utilisateurs concernés en leur présentant toutes les étapes du processus de migration afin qu’elles soient bien comprises et de lever les éventuelles inquiétudes ; . réaliser une cartographie de l’outil dans sa version existante afin d’identifier les éléments devenus obsolètes et ceux qui doivent être conservés et donc migrés vers la nouvelle solution.
Ce travail de sensibilisation et de cartographie se fait en ateliers avec les utilisateurs métiers. Des ateliers par service sont recommandés pour mieux prendre en compte les spécificités des différents métiers. À l’issue des ateliers, le périmètre à migrer est clairement défini, ainsi que la stratégie de migration. Dans les déploiements de grande ampleur, typiquement lorsque de nombreux services utilisent la solution de reporting et/ou lorsque le référentiel à migrer est très volumineux, on optera de préférence pour une stratégie de migration par lot ou par service, plus facile à maîtriser.
Parallèlement aux ateliers animés par des experts et les chefs de projet, il peut être nécessaire de mobiliser les responsables infrastructure afin de lister avec eux les prérequis à l’installation de la nouvelle solution ou version et de s’assurer qu’ils sont en capacité de répondre à ces exigences techniques.
2 - PASSAGE EN REVUE DES LICENCES
La migration est aussi l’occasion de réévaluer le parc de licences et, le cas échéant, de le redimensionner pour répondre aux besoins des utilisateurs de la nouvelle version ou du nouveau logiciel. Il n’est pas exceptionnel de découvrir, grâce à cet examen, qu’un certain nombre de licences sont inutilisées, ce qui représente un surcoût sans objet pour l’entreprise, ou sont inadaptées aux usages réels. C’est le cas lorsque des licences « créateur » ont été attribuées à des utilisateurs qui ne travaillent en réalité qu’en mode lecture/consultation.
Cet examen du parc de licences est d’autant plus nécessaire que le mode de licensing peut varier d’un éditeur à un autre, de même qu’il peut avoir évolué entre deux versions d’une solution du même éditeur. Typiquement, là où l’on avait jusqu’ici des licences par profil d’utilisateur (créateur, lecteur), on va désormais devoir raisonner en nombre de sessions simultanées. L’analyse des données d’utilisation de la solution en place permet de quantifier les usages et les besoins réels, et de dimensionner le parc de licences de la nouvelle solution en conséquence.
3 - SAUVEGARDE DE L'ENVIRONNEMENT EXISTANT
La sauvegarde de l’environnement existant est une précaution indispensable. Cette opération, accomplie par les responsables infrastructure, consiste à réaliser une « photo » du système de reporting existant, avec toutes ses composantes, afin de pouvoir le restaurer dans un état que l’on sait stable en cas de problème lors de la migration. Afin de parer à toute éventualité, il convient d’avoir vérifié que l’environnement sauvegardé pourra être restauré rapidement en cas de nécessité, ce qui suppose d’avoir réalisé les tests appropriés avant...
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