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Plateformes collaboratives & nouvelle ère du management, la Covid-19 nous challenge ! - Keyrus Management

Ce contenu vous est proposé par Keyrus Management Article publié par Guillaume Koch, Partner en charge de la Practice People & Change de Keyrus Management

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À l’heure de clore une année vraiment particulière, il est temps d’en faire un bilan. Terrible humainement, difficile socialement, économiquement, je dirais qu’il est plus contrasté qu’il n’y parait. Bien sûr, les difficultés sont là, le recul de la croissance est un fait, il est durable, parfois à un niveau qui met en péril des pans entiers d’activité, mais il y a aussi de bonnes nouvelles. Et parmi lesquelles, c’est notable, l’adoption des solutions permettant le télétravail est une réussite globale. Elle a permis de faire face dans l’urgence et avec une efficacité remarquable à l’enjeu vital auquel étaient confrontées toutes les activités dématérialisables. Au point qu’aujourd’hui les questions de nos clients évoluent rapidement autour de 4 chapitres :

. Comment aller plus loin pour répondre aux besoins en termes de qualité de l’expérience collaborateur ; . Comment inventer les modalités d’un management rénové, mis en demeure de fournir plus de sens, mais à distance ; . Comment embarquer les collaborateurs dans ce processus pour ré-inclure les décrocheurs et limiter les fractures sociales internes ; . Comment pleinement capitaliser sur ces nouveaux modes de travail pour réaliser des gains de productivité en interne et améliorer la fluidité de leur relation avec leurs précieux clients.

La crise de la Covid-19 a remis en cause profondément les méthodes de travail, avec l’irruption du télétravail à forte intensité, démontrant aux états-majors qui en doutaient encore que la productivité est excellente à distance si l’activité s’y prête. 

En quelques mois, les plateformes de travail à distance et de communication entre collaborateurs comme Teams (+ 1000 % entre mars et juin 2020) ou Zoom sont devenues notre quotidien, et force est de constater que le bilan de leur adoption, comme de leur robustesse, est positif. Les entreprises ont continué à fonctionner et se sont adaptées à la nouvelle réalité, malgré un degré de préparation très variable selon les secteurs.

De là à affirmer que nous sommes parvenus au stade du vrai « Future of Work » ? Pas sûr !

Le constat que je fais lorsque j’interviens chez nos clients, c’est surtout que les usages des outils collaboratifs restent très basiques, principalement par méconnaissance des fonctionnalités réellement disponibles, et que cela nuit autant au retour sur investissement de la solution, qu’au confort des utilisateurs.

Nos clients ont commencé à utiliser ces outils pour répondre à leurs problématiques immédiates, mais il est possible d’aller beaucoup plus loin, pour : . Communiquer en interne . Partager et travailler collectivement sur des documents . Structurer et automatiser certains processus simples de transfert d’information . Partager les bonnes pratiques dans des formats communautaires

Il faut maintenant s’appuyer sur un mot clé en forme de défi pour réfléchir notre (déja présent) cadre de travail : #qualité de #l’expérience employé. 

Par exemple, la plupart des fonctions de management requièrent l’accès à des données multiples, issues de sources variées. Actuellement, ces données sont souvent silotées entre différentes solutions logicielles. (Pour ne parler que de la RH, la gestion de la paie, des congés, des notes de frais, de la formation continue, etc. Mais chaque fonction peut faire son analogie.)

Or, un réel « Future of Work » nécessite une expérience unifiée pour, à partir d’une seule plateforme, consulter l’ensemble des informations qui leur sont nécessaires pour s’informer, prendre une décision éclairée et agir ou faire agir. Au menu notamment : accéder à leurs emails, organiser leurs réunions, les enregistrer pour partager rapidement l’information, faire des traductions automatiques pour rendre accessible les documents dans toutes les filiales simultanément, transcrire leurs notes de réunions, etc. Le tout en intégrant comme un fait acquis que le travail est désormais nomade par nature.

Il s’agit donc d’offrir à nos collaborateurs les meilleures conditions pour travailler efficacement où qu’ils soient. Inutile de viser haut, les gains sont bien plus près que vous ne le pensez ! Dans mon esprit, efficacement veut simplement dire « éviter les boucles interminables de mails » à cause desquelles 10 destinataires sont inutilement en copie et interrompus dans leurs activités pour en lire le contenu. Contenu où il est parfois tellement impossible de retrouver la bonne information qu’il conduit à purement laisser le sujet de côté. Les gains en maturité numérique, en productivité et en résilience sont massifs à la clé, mais également quantifiables.

En contrepoint de cette marche technologique grimpée à fond, c’est également le management qui est challengé. Cette évolution est plus lente, mais elle constitue une vague de fond que le second confinement n’a fait que renforcer : il sera maintenant plus participatif grâce au gain en autonomie conféré aux collaborateurs dans la période, et la confiance qui en est ressortie grandie.

Cependant, on ne peut pas ignorer que les managers ont parfois perdu le lien qui les unissait aux équipes opérationnelles du fait de l’éloignement. Ils ont aussi perdu de leur utilité de diffuseur d’information, car c’est dorénavant l’outil digital qui fournit cette information directement, sans nécessairement passer par la voie hiérarchique, générant des organisations plus plates de fait, n’en déplaise aux organigrammes. L’un des enjeux consiste à accompagner le manager de son rôle de chef à sa position de leader, de le remobiliser afin qu’il assure la fluidité des échanges, qu’il maintienne la cohésion humaine plutôt qu’il soit l’expert métier de son équipe. Les plateformes digitales doivent augmenter le manager, pas l’affaiblir, mais il doit aussi changer de posture et engager sa propre transformation.

Enfin, pas de vrai « Future of Work » sans aborder les difficultés constatées au cœur du confinement. 20 à 30 % des collaborateurs ont trouvé le télétravail pénible, et les outils n’ont pas toujours été adoptés de manière uniforme, avec parfois des disparités entre les directions (DRH) et les employés. À ce sujet, il est impératif de comprendre quelles ont été les difficultés des décrocheurs et comment il est possible de les aider, afin qu’ils se sentent vraiment concernés par les nouveaux dispositifs. La question centrale est donc bien celle de l’acculturation aux technologies collaboratives, de l’adoption des nouveaux usages. Vivement 2021 !

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