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UNA : une méthode pour comprendre & améliorer la gestion de vos données

Article publié par Franck Peyaud, Manager Data Processus Performance chez Keyrus Management Pour en savoir + sur Keyrus Management, rendez-vous sur ce lien.

Si les organisations ont aujourd’hui accès à une profusion d’informations, toutes n’en tirent pas forcément le meilleur parti. En cause : une gouvernance de la data insuffisamment structurée ou un outillage inadapté. Avec sa méthode User Needs Assessment (UNA), centrée sur l’écoute des besoins des utilisateurs et l’analyse des usages, Keyrus Management propose une nouvelle approche.

La donnée, ce trésor sous-exploité

À chaque instant, des milliers de gigaoctets viennent enrichir les bases de connaissance des organisations privées et publiques. En 2020, le volume de données produit dans le monde devrait passer la barre des 4 zettaoctets (soit 4 000 milliards de gigaoctets). Un record. Mais pour tirer le meilleur parti de cette mine d’informations, encore faut-il en structurer la gouvernance au travers de procédures, technologies, droits et circuits de décision. Et si 65 % des entreprises ont lancé des programmes de data gouvernance, les démarches restent aujourd’hui encore bien trop timides.

Au sein des activités cœur de métier de l’entreprise ou des fonctions supports, les utilisateurs consacrent près de 40 % de leur temps à rechercher et « manipuler » une information de plus en plus éparse et de moins en moins centralisée. Entre recherches, validations ou croisements des sources, les fonctions supports telles que la Finance, les RH ou la Supply Chain ont une utilisation extrêmement forte au quotidien de la donnée, sans pour autant être bien outillées ou formées pour l’exploiter au mieux.

UNA : un baromètre vertueux

Pour répondre à ces enjeux et fournir la possibilité aux organisations de gérer au mieux leurs données, Keyrus Management développe depuis 2018 une nouvelle approche baptisée UNA (User Needs Assessment). Une méthode lancée avec une conviction : en tant qu’élément central du fonctionnement de l’entreprise, la data ne doit pas dépendre du seul ressort des experts de l’IT. Elle doit aussi relever des métiers qui gèrent aujourd’hui 38 % les dépenses informatiques. Cette posture est essentielle pour générer de la valeur, améliorer sa profitabilité ou encore optimiser son service auprès de ses clients ou usagers. À travers l’offre UNA, les experts de Keyrus Management proposent de réaliser une évaluation des besoins des utilisateurs et de leurs usages vis-à-vis de la donnée.

Adopter le point de vue des utilisateurs

Cet état des lieux repose sur la réalisation d’entretiens avec les utilisateurs clés au sein des différents domaines concernés de l’organisation. Basés sur des questionnaires co-construits, ces échanges sont pour la plupart réalisés en face à face et individuellement. Menées auprès de collaborateurs qui n’ont pas toujours l’occasion de s’exprimer, ces interviews permettent de « libérer la parole ». Les experts de Keyrus Management peuvent alors « prendre la température » et cerner en détail les « irritants » et problématiques des utilisateurs : adéquation des outils (CRM, applications métiers, ...) et de l’organisation à leurs besoins, qualité perçue, usages connus et cachés, etc. En fonction des besoins, des attendus et des effectifs de l’entreprise, ou de sa taille, cette démarche d’écoute et d’analyse est menée sur une période allant d’un à quatre mois. 

Une fois les informations recueillies et analysées, les experts de Keyrus Management peuvent les traduire en recommandations concernant les données, la conduite du changement ou les outils, en lien avec les fonctions concernées (Supply Chain, Finance, Commerce…). Ces recommandations se traduisent ensuite en une feuille de route stratégique pour leur implémentation.

Un vaste champ du possible

Souple et évolutive, l’UNA s’adapte à des organisations de tout secteur. Dans un monde toujours plus connecté, la méthode peut être mise à profit pour valoriser la qualité des données provenant de sources diverses et variées. Elle permet de dégager des pistes pour améliorer par exemple la gestion des outils de type CRM/ERP et étudier les problèmes de qualité de la donnée.

Quid des organisations publiques ?

Au-delà des acteurs de l’économie de marché, l’UNA trouve des applications dans un univers territorial en mutation. Aujourd’hui, de nombreuses collectivités se rapprochent et fusionnent leurs systèmes d’information, sans pour autant placer la donnée au centre de l’échiquier. Mettre en place une approche UNA aide alors à mieux comprendre les besoins et usages des utilisateurs et à établir une feuille de route pour les années à venir sur des enjeux clés, tels que les services offerts aux usagers (transport, santé…), l’open data ou l’externalisation des données dans le Cloud.

À PROPOS DE L’AUTEUR

Franck Peyaud s’implique depuis 15 ans sur des projets de transformation des systèmes d’information, des processus et des organisations. Il accompagne les Directions Métiers et les DSI vers une amélioration de leurs processus, une compréhension approfondie de la gouvernance des données et une meilleure utilisation de leurs outils en privilégiant la communication et l’engagement des parties prenantes. Son expérience transverse lui offre une vision d’ensemble des problématiques des organisations pour étudier toute piste d’optimisation (outils, données, procédures, ressources).