Imagine que quiere encontrar un libro en una gran biblioteca, pero cuando llega allí, está sin secciones, sin asistentes y sin computadoras que funcionen. Los libros están desorganizados, lo que dificulta la misión. Si adaptamos esto al mundo empresarial, ocurre algo parecido: imaginemos los datos de la empresa como los libros de una biblioteca. Hay muchos libros diferentes, y del mismo modo que hay que organizarlos y dotarlos de profesionales cualificados para que estén categorizados, etiquetados y sean fácilmente accesibles, los datos deben gestionarse y organizarse adecuadamente para que los usuarios puedan acceder a ellos de forma eficiente. Además, una biblioteca necesita normas y políticas que garanticen que los libros están en buen estado y a disposición de todos. Una empresa también necesita políticas y procesos que garanticen que sus datos están protegidos, son de alta calidad y están a disposición de los usuarios que los necesitan.
Sin un sistema organizativo claro basado en las normas adecuadas y con las herramientas correctas, encontrar y utilizar sus datos puede ser tan frustrante como encontrar el libro en la biblioteca. Por eso existe la Gobernanza de Datos.
¿Qué es la gobernanza de datos?
En un entorno cada vez más digitalizado, la cantidad de datos que generan las empresas cada día crece exponencialmente, tanto internos como externos, estructurados y no estructurados. La información es el activo más valioso de una organización y debe gestionarse correctamente. La realidad es que muchas empresas aún se encuentran con datos sin calidad y sin saber muy bien de dónde proceden, no utilizando correctamente las herramientas de Business Analytics disponibles. En consecuencia, su gestión implica grandes inversiones financieras y de tiempo. Aquí es donde entra en juego la gobernanza de datos. Ella es la estructura organizativa que guía a una empresa para gestionar, recopilar, almacenar y utilizar sus datos de forma funcional. Abarca un conjunto de prácticas, políticas, normas y herramientas que garantizarán la calidad, integridad, seguridad y disponibilidad de la información a lo largo de todo su ciclo de vida. De este modo, la empresa se beneficia de una visión clara y de confianza en sus decisiones y operaciones.
Para facilitarle la comprensión, una estrategia de gobernanza de datos le ayudará a responder a preguntas que quizá se haya planteado alguna vez, como:
¿Qué sabemos de nuestra información?
¿De dónde proceden los datos?
¿Cómo podemos acceder a ellos?
¿Quién puede acceder a ellos?
¿Es de buena calidad?
Si la información no es correcta, ¿quién es responsable de corregirla?
¿Es seguro el acceso a los datos?
¿Está en consonancia con la política de nuestra empresa?
¿Cuántas fuentes de datos se necesitan?
¿Con quién debo ponerme en contacto para analizar y explotar la información que necesito para mi área de negocio?
Los problemas que resuelve la gobernanza de datos
Las formas innovadoras de producir y consumir datos están agravando los problemas de gestión de datos. Como resultado, las empresas se enfrentan a muchos problemas para los que la gobernanza de datos tiene solución:
De qué datos se dispone y cómo se obtienen.
Hay lagunas de datos: los mismos datos aparecen con definiciones diferentes, la fuente de datos no se obtiene a tiempo, etc.
No hay un equipo dedicado a la elaboración de informes.
Proliferan los informes con datos similares.
La organización de los datos se hace manualmente.
No hay control sobre quién puede acceder a qué, los datos disponibles están aislados o son propiedad de individuos.
El acceso a grupos compartidos es limitado.
Los datos maestros son incompletos o inexactos.
No existe un proceso organizado de captura y seguimiento de los parámetros de calidad.
Mal rendimiento en la recuperación de datos, limitaciones causadas por un mal modelado de datos, un mal desarrollo ETL o una configuración incorrecta de la base de datos para la elaboración de informes.
La lista podría continuar. Es importante que la empresa sepa qué información tiene, de dónde viene, dónde está y cómo se está utilizando, y para ello necesita un sistema de gestión de datos que aporte coherencia a todo el proceso. En general, todas las organizaciones deberían aplicar una política de gobernanza de datos que aborde todos los aspectos anteriores y gestionar así de forma eficiente su gran volumen de información.
Las ventajas de contar con el marco de gobierno de datos adecuado
Si lo miramos desde la perspectiva de los beneficios de los que disfrutará su empresa, podemos enumerar algunos de ellos:
Enfoque en la gestión de datos: el gobierno de datos se centra en la gestión de todo el ciclo de vida de los datos, desde su captura hasta su almacenamiento, análisis y uso.
Creación de valor: como hemos visto, esta estrategia consiste fundamentalmente en crear valor para la organización, es decir, liberar todo el potencial de los datos que contiene. Así, garantiza que los datos sean precisos, útiles y estén disponibles para la toma de decisiones.
Regulación: evita los problemas de calidad de la información, así como el cumplimiento de unos controles normativos cada vez más estrictos sobre la privacidad y seguridad de los datos personales.
Democratización: la gobernanza de datos implica a toda la organización, desde los más técnicos hasta los usuarios empresariales, para garantizar que todos puedan acceder a la información y utilizarla correctamente. Uno de los principales objetivos de la gobernanza de datos es lograr una comprensión común de los datos.
Conectividad: permite a los distintos equipos conectarse con diferentes disciplinas dentro de la empresa.
Políticas estrictas: se basa en un conjunto claro y documentado de normas y políticas que describen cómo deben manejarse los datos en la organización, para que todo esté perfectamente organizado.
Control y auditoría: una estrategia de gobierno de datos implica supervisar y auditar los procesos de gestión de datos para garantizar que se cumplen las normativas y que los problemas se detectan y corrigen rápidamente, antes de que sea demasiado tarde.
Dinamismo: la gobernanza de datos no es estática, sino que se adapta a las necesidades de la empresa y pasa a formar parte de sus operaciones.
Simplicidad y eficiencia: se reduce la complejidad de la arquitectura empresarial y el riesgo asociado a ella. Las entregas del proyecto son más eficientes y con una menor tasa de error, lo que hace que el proyecto sea óptimo.
Gracias a una estrategia de gobierno de datos bien implantada, usted y su empresa podrán tomar decisiones más rápidas y seguras, ya que dispondrán de información de calidad, accesible y consultable a tiempo y con confianza.
Keyrus dispone de un área dedicada al gobierno de datos con profesionales cualificados en ayudar a empresas como la suya a ganar control y conocimiento de sus datos. ¡No pierda más tiempo y empiece ya a transformar la realidad de su biblioteca de información!