¿Cuántas veces habremos escuchado eso de “los datos son el petróleo del siglo XXI”?
Es una realidad que se han convertido en uno de los activos más valiosos para las organizaciones y no es para menos. La cantidad de información que se genera a diario es inmensa y utilizarla correctamente puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un negocio.
Pero el petróleo, como tal, no tiene un valor inmediato para la mayoría de los usos. Es una sustancia compleja y no utilizable en su forma natural. Para que resulte útil, hay que extraerlo, refinarlo y distribuirlo. Lo mismo ocurre con los datos: también necesitan ser recopilados, almacenados y tratados de la manera adecuada para poder extraer su verdadero potencial. Por si solos no tienen ningún valor, necesitan un modelo organizativo, unas directrices comunes y unas herramientas que garanticen su seguridad, privacidad, integridad y un alto nivel de calidad y confianza para poder convertirse en un activo estratégico con el que poder tomar decisiones correctamente.
No se trata simplemente de acumular datos sin ton ni son, sino de contar con datos de calidad que sean precisos, completos y actualizados porque solo así podrán ser transformados en relevantes. En este artículo vamos a hablar de la importancia de la calidad del dato como uno de los casos de uso más importantes del gobierno del dato para que la información pueda convertirse en el verdadero petróleo de las empresas. Sigue leyendo y lo entenderás.
Más no es necesariamente mejor
¿Qué es exactamente la calidad del dato? Pues se trata de la precisión, integridad, actualidad y consistencia de los datos. Es decir, tener la certeza y la tranquilidad de que los datos que estás utilizando son correctos y puedes trabajar con ellos. Esta gestión incluye la identificación y corrección de errores de los datos, la estandarización de los datos y la mejora continua de su calidad. Abarca el perfilado, las políticas, las guías y la monitorización de todos los procesos que tienen como objetivo final garantizar la calidad de la información.
Hasta aquí todo bien. El problema es que ante la gran cantidad de información que existe al alcance de las empresas, muchas de ellas desarrollan una especie de síndrome de Diógenes enfocándose en estrategias que les permitan almacenar cada vez más y más datos, priorizando la cantidad antes que la calidad. Pecan de cargar mucha información y ponerla a disposición del negocio más rápido de la cuenta, con una mentalidad de “más es mejor”. Pero más no es necesariamente mejor. Lo importante es que esa información esté bien y pueda ser utilizada.
Porque, piénsalo, si esos datos no son buenos, ¿de qué sirven? Todo lo que se construya encima de ellos posiblemente no sea correcto. Veamos con un ejemplola importancia que tienen a la hora de tomar decisiones:
Tienes datos, pero todavía no están listos para usarse: tienes una serie de datos en un Excel o en una base de datos, pero sin procesar. De momento no tienen un uso práctico, simplemente son valores. Por ejemplo, tienes una hoja de cálculo con los datos de contacto de muchos clientes y sus hábitos de compra.
Transformas esos datos en activos de valor: integras esos datos en una herramienta que te permita visualizarlos de manera clara y en el contexto adecuado. Por ejemplo, una lista de correos electrónicos dentro de tu aplicación de marketing. En ella, puedes filtrar la información según esos hábitos de compra de cada contacto.
Generas conocimiento: analizas los datos, detectas patrones de comportamiento y obtienes información de mucho valor. Por ejemplo, descubres que una gran cantidad de tus clientes prefieren comprar online en lugar de en tiendas físicas y que la mayoría te descubren a través de Instagram.
Pasas a la acción: con el conocimiento que te han ofrecido esos datos, puedes tomar decisiones respaldadas en esa información. De acuerdo con el punto anterior, puedes ajustar las estrategias de marketing para impactarles a través del canal correcto, en este caso sería Instagram, por ejemplo, a través acciones de marketing de influencers.
Si alteramos un poco este escenario y ponemos datos de mala calidad de por medio, entonces llegar al último punto práctico sería imposible. Imagina que tus datos te dicen erróneamente que tus clientes te descubren a través de Facebook y empiezas a invertir en publicidad para este canal. Sería un tiempo, esfuerzo y dinero perdido. Cuando tienes información incorrecta, no generas el conocimiento adecuado. Y esto, automáticamente puede suponer decisiones erróneas que te pueden provocar fuertes dolores de cabeza.
Por ello, la calidad del dato tiene que estar en el origen, porque si no, a la hora de explotarlos, va a salir todo el problema a la luz. Antes de disponibilizarlos y darles uso, tienes que priorizar y asegurar que están bien, que tienen la calidad adecuada y que están alineados por parte de todos los departamentos implicados.
Cómo garantizar que tus datos sean de calidad
Seguramente, ahora te estés preguntando cómo puedes asegurarte de que estás trabajando con los datos correctos. Siempre parece que la parte de recopilación del dato es el trabajo más duro (y no le queremos quitar importancia), sin embargo, el verdadero desafío es poder mantener altos estándares de calidad de datos durante todo su ciclo de vida. ¿Cómo hacer que esto sea posible?
La clave es adoptar una metodología a lo largo de todo el data journey de cara a alcanzar los objetivos marcados. Dependiendo de la naturaleza de los datos, hay que adaptar la estrategia a los recursos, en función de la madurez con el tratamiento de los datos.
Lo más importante es diseñar un ecosistema en el que todo esté ordenado progresivamente. Las empresas generan datos internos y compran datos externos continuamente, de tal forma que se genera una amplísima fuente de información que, si desde el principio gobiernan y garantizan su calidad, podrían ahorrarse muchos costes y tiempo después. Si ese ecosistema está bien diseñado desde el principio, cada vez que entres en un proyecto diferente, esa información ya está muy trabajada internamente lo que ayuda a que cada proyecto resulte más sencillo que el anterior.
A veces, se cae en el error de pensar que los proyectos de calidad o gobierno del dato son proyectos aislados que se ejecutan y finalizan. Sin embargo, son iniciativas que forman parte de un todo, de un programa, que debe conservarse y optimizar a lo largo del tiempo.Es un proceso continuo en el que las personas, la tecnología y la estrategia deben estar alineadas. A continuación, vamos a ver una serie de conceptos que deberás tener en cuenta para implementar tu estrategia de gestión de calidad de datos correctamente:
Gobernanza de datos: establece las políticas y reglas para la gestión de datos en la empresa y define los estándares para la calidad del dato. Todas las personas que tengan acceso o que van a utilizar datos deben conocer y aplicar estas normas. Se trata de un cambio cultural muy importante en los últimos años, donde se trabaja de manera transversal desde diferentes niveles y perfiles y se les involucra en diferentes proyectos que se conciben desde la calidad del dato.
Elaboración de perfiles de datos: la gestión de datos rara vez se basa en un solo equipo. Una estrategia de calidad de dato efectiva involucra a personas con diferentes habilidades y conocimientos, perfiles tanto de negocio como técnicos. Antes los datos eran responsabilidad de IT y existía la falsa creencia de que eran los dueños de esta información. Sin embargo, es negocio quien tiene la sensibilidad y comprensión de estos datos. Ambos perfiles deben estar comprometidos y ser partícipes de la estrategia de calidad del dato. Los analistas pueden definir reglas y priorizar qué datos se deben tratar, además de documentar cómo se recopilan y manejan los datos. La dirección de la empresa también debe actuar como sponsor de esta estrategia y fomentar una cultura en torno al mundo de los datos. Debe haber personas a cargo que garanticen la calidad de la información en todas las áreas de la organización.
Mantenimiento: como hemos visto, la calidad de los datos no es una tarea que se haga una vez y ya está. Es un esfuerzo continuo que supone procesos y controles periódicos de data cleansing, prevención, detección y reparación de datos. El resultado de estos controles de calidad periódicos se visualiza en cuadros de mando, a los que tienen acceso diferentes entes como negocio, sistemas, auditoría, la oficina del dato o riesgo operacional. Se identifican errores y otros aspectos y se activan acciones de mejora.El mantenimiento de datos es la única manera de garantizar que sean íntegros, precisos y actualizados.
Herramientas y tecnologías adecuadas: las herramientas de análisis de datos pueden identificar problemas de calidad y las herramientas de limpieza de datos ayudan a mejorar la calidad de los datos ya existentes. Las tecnologías de automatización también pueden ayudar a garantizar la consistencia de los datos al reducir la intervención y los errores humanos asociados. Estas herramientas van a ayudar a monitorizar y fortalecer toda esta parte de calidad,ya no solo para tus datos internos de la empresa, sino también es necesario contar con un robustecimiento de los datos externos.
Integración de datos: conecta los diferentes sistemas que utilizas y asegura la accesibilidad, actualización y consistencia de los datos. Por ejemplo, supongamos que tienes información de contacto de una persona en dos aplicaciones diferentes: en una tienes su nombre y su correo electrónico y en la otra su nombre y su teléfono. La sincronización de datos te va a permitir unificar todos los valores disponibles en ambas aplicaciones.
En definitiva, la calidad es uno de los pilares críticos y necesarios que más activo va a generar en tu empresa (mucho más que la cantidad). Su gestión debe ser una prioridad en cualquier estrategia empresarial que se base en datos. También recuerda que esta calidad debe estar en el origen de los datos, porque si no puede llevarte a decisiones inadecuadas y a resultados desfavorables. Garantizarla no siempre va a ser una tarea fácil, pero el tiempo y esfuerzo que inviertes en ella va a verse reflejado el fracaso o el éxito de tu negocio.