Este fin de semana, tus amigos y tú habéis decidido que vais a hacer rafting. A simple vista, parece un plan divertidísimo: agua, buen tiempo, un paisaje precioso y risas aseguradas. ¿Qué puede salir mal? Sin embargo, cuando ya estáis todos equipados, subidos en la barca y en marcha, la mitad de ellos no hacen mucho caso y no reman, por lo que el bote va muy despacio. En otro de los tramos, un par de ellos deciden hacerse los graciosos y remar en otra dirección, por lo que la barca no para de cambiar el rumbo. En otro momento, uno de tus amigos se cae sin chaleco salvavidas y tenéis que volver a recogerle. En definitiva, un plan que a simple vista parecía muy divertido, resultó siendo un desastre.
Una empresa es como una barca: está formada por un montón de equipos que deben remar todos en la misma dirección para que las cosas funcionen correctamente y no se pierda el rumbo. Pero no siempre es así, ya que en muchos casos los equipos se individualizan, pensando solo en ellos, por lo que el proyecto fracasa.
Esta es la realidad de muchas empresas de hoy en día que están empezando a utilizar sus datos: su uso queda reducido a unos pocos analistas con habilidades muy específicas o a los altos cargos de la organización. Ellos son los que dirigen la barca y están coordinados entre sí, sin embargo, el resto de los empleados no están habilitados ni capacitados para usar la información por lo que no reman, no saben remar o reman en otra dirección. En consecuencia, el bote en ocasiones va muy despacio, en otras no para de moverse, otras no tiene una dirección fija o incluso, es un lugar peligroso sobre el que no hay ningún tipo de control.
Si todos los empleados de una organización tuvieran acceso a los datos y a su utilización, podrían extraer insights de valor con los que tomar mejores decisiones diariamente y mejorar así, todos al unísono, el rendimiento de su empresa, hacia una misma dirección. Es necesario que la información sea accesible para todos los departamentos, sin ningún tipo de barrera de acceso o entendimiento. A esto se le llama democratización de los datos y si quieres llegar a puerto sano y salvo, la necesitas en tu negocio.
Cómo aprovechar de forma inteligente la información
Democratizar significa que todos los usuarios de una organización, tanto técnicos como no técnicos, puedan compartir, interpretar y utilizar los datos de cara a generar valor para todos. Pero ¿cómo puedes aprovechar de forma inteligente la información? Existen tres puntos fundamentales que tienes que tener en cuenta si quieres empezar a democratizar esos datos de manera efectiva en tu organización:
1. Transformar los datos en información
Las empresas tienen acceso diario a una ingente cantidad de información, ya no solo de sus clientes y las transacciones de compra que hacen, sino también de cómo usan las redes sociales, datos de navegación web, de aplicaciones, de terceros, etc. El problema es que, en la mayor parte de los casos, toda esta información está disgregada, no está disponible, no se le está dando el uso correcto o es que directamente la empresa ni siquiera sabe qué datos tiene o todo lo que puede hacer con ellos. Lo más importante es aglutinar e integrar toda esta información para que luego puedas analizarla en tiempo real y de ahí, extraer información útil que puedas aprovechar.
2. Gobierno del dato
Una vez que esos datos ya sean información útil, hace falta que estén bien estructurados y que puedas acceder a un autoservicio absolutamente gobernado, seguro y de calidad. Sin embargo, esto no tiene que ser un impedimento para la democratización. El autoservicio no debe reñir con el gobierno del dato. Hay muchas empresas que protegen demasiado al dato y no quieren dárselo a los usuarios. Es verdad que la información debe estar protegida y bien cuidada, con los permisos pertinentes, sin embargo, el gobierno del dato ya se encarga de ello y hay que confiar más. Es necesario perderle el miedo a habilitar los datos para todos los usuarios de la empresa y que puedan emplearlos en su día a día, transformarlos en conocimiento y tomar mejores decisiones.
3. Democratizar el uso de la información y transformarla en conocimiento
Por último, tienes que darle a cada usuario lo que necesita y que esto no se restrinja solo a la capa directiva, a un grupo de usuarios técnicos o a procesos puntuales como pasa en muchas organizaciones. Es necesario que tengas una solución analítica que dé cabida a todos: tanto a un analista que quiere descubrir tendencias, hacer predicciones o utilizar Inteligencia Artificial como a un usuario de negocio que quiere visualizar datos o navegar en la plataforma de manera sencilla.
Activación del dato: cómo aprovechar los datos para que tengan un impacto directo sobre el negocio
La democratización va más allá de que tus usuarios simplemente puedan acceder a dashboards y observar sus datos: es necesario que actives esos datos, que de esa visualización puedan extraer información relevante con la que tomar decisiones mucho más inteligentes y que eso realmente tenga un impacto directo sobre tu negocio.
Pongamos un ejemplo: pensemos en el departamento de siniestros de una aseguradora. Tiene acceso a información increíble como cuánto se gasta una persona en el seguro de su coche o qué marca le da más problemas. Esos datos están ahí, pero si nadie los conoce o sabe cómo utilizarlos ¿de qué sirven? Si esta empresa comenzara a hacer análisis más detallados de esos datos y tuviera en cuenta ese conocimiento extraído, podría tomar mejores decisiones con las que ser mucho más rentable y competitiva.
Por todo esto, la democratización se trata de que los datos lleguen a todo el mundo y que de verdad los puedan y sepan utilizar para transformarlo en un impacto directo en el negocio.
La teoría ya está clara, pero ¿cómo se traslada todo esto a la práctica?
Ahora que ya sabes en qué consiste la democratización y tienes el objetivo claro de intentar que realmente esos datos lleguen a todas las capas de tu compañía y aporten valor a todos tus empleados, pensarás, ¿y ahora esto cómo se hace?, ¿cuáles son los pasos para implementar la democratización de datos de manera exitosa?
Primero hay que ser realista y reconocer que una adopción completa y rápida de la democratización va a ser prácticamente imposible. No puedes pretender que, de la noche a la mañana, todos los miembros de tu organización tengan acceso a los datos y sepan utilizar las herramientas por arte de magia.
Una opción para comenzar sería que adoptaras sponsors para cada una de las áreas y que estos se encargaran de dinamizar el grupo para ayudarles a adecuarse a la nueva herramienta que quieras implementar, ya que es muy complicado decirles a tus empleados que existe una plataforma de autoservicio y ya. Es necesario formarles y enseñarles de manera persistente para que aprendan a utilizar los datos por sí mismos y no dependan constantemente de los equipos de IT más avanzados.
La facilidad de uso también es crítica. No puedes de repente instaurar herramientas muy complejas que nadie va a saber ni por donde coger. Tienes que ser práctico y elegir algo a lo que realmente puedas sacarle partido. En el mercado hay soluciones súper avanzadas y complejas que hacen cosas increíbles, pero si estás empezando en el mundo de los datos, ¿crees que vas a poder implementar algo así? No tendría mucho sentido. Sería más inteligente que empezaras por soluciones más sencillas y útiles que realmente vayan a ayudarte y a generar un impacto, sin complicarte tanto.
Por lo tanto, con tus datos bien integrados, utilizando herramientas sencillas que te permitan transformarlos en información y adoptando sponsors que te ayuden a dinamizar los grupos, ya tendrías los primeros pasos para llegar a la democratización.
¿Qué riesgos puedes traerte la corriente del río una vez que has iniciado el viaje?
Democratización y autoservicio son dos palabras clave que entiende todo el mundo. Sin embargo, si a alguien le hablas del gobierno del dato, ya va siendo un poco más abstracto. Y ya ni te contamos si entramos en temas de Business Intelligence, Machine Learning o analítica predictiva.
Esto es así porque el autoservicio es algo que hacemos todos en nuestro día a día: puedes pagar por ti mismo los productos en el supermercado o hacer transferencias bancarias desde el móvil sin tener que ir presencialmente al banco. Todos tenemos esto integrado en nuestras vidas y a la hora de democratizar, cuando se intentan hacer iniciativas de herramientas de autoservicio, hay un principal problema de expectativas. Se instaura la idea de que con estas soluciones todo el mundo va a saber hacer las cosas por sí mismo y no es del todo así.
Es necesario que a la hora de democratizar, modeles muy bien el concepto de autoservicio: qué vas a entregar, cuándo y dónde lo vas a hacer. Y en el cómo, tienes que dejar muy claro que es algo evolutivo. No es algo que llega y todo el mundo va a saber utilizar de forma innata. Como hemos dicho, es necesario formar a los empleados y poco a poco, enseñarles a integrar esto en su día a día.
Una transformación Data Driven trata de cambiar la mentalidad de tu compañía poco a poco, para ir englobando a todas las personas y que vean el dato como un servicio más que pueden utilizar diariamente en sus proyectos y decisiones. No sirve de nada que subas a tus equipos a tu barca si no les vas a dejar remar, ya que eso solo va a entorpecer las cosas.
Democratizar no debe ser el puerto; debe ser la ruta a seguir
Aunque a todos nos resulta más sencillo pensar que hay un objetivo, que es democratizar, más que un objetivo tiene que ser la ruta a seguir.
El concepto de democratizar y cómo se implementa también está cambiando, ya que el mundo y sobre todo la tecnología, está en constante cambio. Las empresas no van a parar de fusionarse, de comprarse o venderse y crear un único ecosistema de democratización con unas reglas fijas es prácticamente imposible. Hay que ir mejorando y adaptándose a los nuevos entornos que puedan surgir.
En definitiva, en la era tecnológica y de información en la que vivimos, las empresas deben hacer uso de sus datos si quieren marcar la diferencia y ser competitivas frente al resto. Pero el uso de la información no debe quedar reducida solamente a los usuarios más técnicos, a los altos cargos o a proyectos específicos, debe ser utilizada por todos los miembros de la organización y de manera continua.
Para ello, primero es necesario que esos datos se integren y estén bien gobernados para que puedan transformarse en conocimiento. Así, se podrá implementar una democratización de los datos y de herramientas de autoservicio que permitan a los usuarios saber cómo utilizar la información de manera inteligente en sus decisiones diarias para que todo ello, tenga un verdadero impacto en el rendimiento del negocio. Esto va de la mano de un cambio de cultura en la empresa, en el que todos estén abiertos a cambiar su mentalidad de instaurar el dato y la tecnología en la compañía como un servicio más a su alcance.
Pero en un mundo tan cambiante, en el que la tecnología no para de transformarse, no debemos ver la democratización como un fin, si no como un medio que es necesario ir mejorando y adaptando a los cambios que puedan ir surgiendo, como si de una barca en un río se tratase desde la que todos los integrantes reman en la misma dirección y trabajan en equipo para superar cualquier peligro inminente.