Piensa rápido y responde: de aquí a final de mes, ¿cuántas ventas debes cerrar para que tu negocio sea rentable? Y ahora vamos un poco más allá, ¿podrías saber cuánto vas a vender este mes?
Te dejamos unos segundos...
¿Serías capaz de responder a estas dos preguntas?
La primera, lo más seguro es que con un poco de tiempo y una calculadora pudieras sacarla rápido, pero… desafortunadamente, la segunda ni tú, ni el horóscopo, ni la pitonisa de turno que te lee la mano podría responderla a ciencia cierta.
Lo que una empresa va a vender en un futuro está condicionado por múltiples factores, a veces, difíciles de determinar con precisión. Adivinar el futuro así es imposible, sin embargo, todas estas respuestas se encuentran sumergidas en la información de una empresa y existen ciertos recursos que, teniendo en cuenta todos esos factores, sí que pueden hacer una estimación cercana a lo que podría ser la realidad: se trata del forecast de ventas, una herramienta que estima o predice la demanda de un producto/servicio en un futuro.
Conocer tu pronóstico de ventas es crucial para que tengas una visión mucho más amplia de tu negocio y sus posibilidades. Con una proyección de ventas realista, tu organización podrá tomar decisiones más estratégicas y anticiparse a algunos riesgos ya calculados. Así, contarás con la confianza necesaria para echar a volar sin peligro de estrellarte, pudiendo realizar inversiones sin desequilibrar tus cuentas.
Hoy te hablamos del forecast de ventas y por qué lo necesitas en tu empresa si quieres marcar la diferencia y garantizar el éxito de tu negocio. Siéntate, coge tu café o té... Y distruta:
Antes de nada, deberíamos preguntarnos, ¿qué es exactamente esto del forecast?
Como hemos mencionado antes brevemente, el forecast de ventas es la estimación de las ventas de un producto o servicio para un periodo de tiempo determinado. La información que proporciona es muy valiosa, ya que te permite predecir los cambios en la demanda de un producto y ajustar mejor su producción y su inventario en consecuencia. Así, pueden ahorrar en costes innecesarios de inventario, de mano de obra y en gastos generales.
Piénsalo. Si pudieras conocer cuántos ingresos vas a tener en un periodo determinado, podrías revisar si ese pronóstico corresponde con tus expectativas de crecimiento y competitividad. En caso de que no fuese así, al contar con esta anticipación, podrías realizar ajustes en tu estrategia para asegurar que tus objetivos se consiguiesen de forma efectiva. Por ello, el forecast de ventas es una de las variables más importantes en la planificación de los recursos de una empresa, en la toma de decisiones estratégicas y para la optimización de la eficiencia operativa.
¿Cómo funciona un modelo de forecast de ventas?
El forecast de ventas utiliza la analítica predictiva para dar forma a tus pronósticos y ofrecer unos resultados efectivos. Se combinan algoritmos basados en minería de datos, inteligencia artificial y aprendizaje automático para examinar y analizar grandes cantidades de datos que reúnen la información fundamental de las organizaciones. Los modelos predictivos que utilizan son los modelos de regresión, que son aquellos que permiten predecir un valor concreto (en este caso, las ventas de un negocio). Se trata de técnicas estadísticas que buscan establecer una relación matemática entre una variable de interés (conocida como variable dependiente) y una o varias variables explicativas (conocidas como variables independientes), con el objetivo de predecir valores futuros de la variable dependiente.
Estos modelos predictivos analizan la información de la empresa, sus datos históricos, sus datos actuales y muchas variables que influyen en la demanda como puede ser volumen total de ventas de un producto o servicio, el gasto medio por cliente para conocer el poder adquisitivo del target, la cuota de mercado y apreciaciones del equipo de marketing y los comerciales, la competencia, las promociones, las campañas, las tendencias del mercado, calendarios, meteorología... Se tienen en cuenta los factores que más interesen para la necesidad y situación del negocio concreto sobre el que se aplique el caso de uso.
Todos estos indicadores, procedentes de diferentes canales tanto internos como externos, suponen una ingente cantidad de información y gracias al Advanced Analytics pueden extraer el verdadero potencial de los datos y encontrar posibles variables que permiten predecir con mayor exactitud las ventas.
Tipos de forecast de ventas
Para elegir el método más preciso, se deben tener en cuenta las necesidades concretas de tu operativa comercial y de tu empresa. En función de esto, valorarás unos factores u otros. Vamos a ver algunos tipos:
Pronóstico de series temporales: se encarga de examinar el histórico de ventas para identificar tendencias y variaciones consistentes. Valora aquellos factores que condujeron al éxito en el pasado. Es aconsejable para aquellas empresas asentadas en el mercado con un historial de ventas y una contabilidad ya integrada.
Pronóstico con base en el embudo de ventas: valora cada oportunidad activa en el pipeline de ventas (más allá de la tasa de conversión y del ciclo promedio de ventas) para determinar las posibilidades de cierre. Es recomendado para empresas con un proceso de ventas bien definido o que realizan ventas complejas (B2B).
Pronóstico con base en el mercado: utiliza investigaciones de mercado y estudios de benchmark para estudiar la competencia, descubrir oportunidades de diferenciación y tantear nuevos públicos. Es recomendado para empresas nuevas en el mercado o empresas en proceso de expansión.
Pronóstico con base en el origen de los negocios: se enfoca en los distintos canales de venta para determinar perfiles y variaciones en los comportamientos de los clientes. Se basa en el origen de la negociación para proyectar su recorrido y analiza profundamente aquellos canales con mayor volumen de ventas. Es recomendado para empresas con múltiples canales de venta (on y offline).
Pronóstico sobre margen de contribución: calcula cuánto debe lograr la empresa para cubrir los costes de producción y ayuda a fijar los precios para generar competitividad. Es recomendado para industrias y nuevas empresas sin un proceso comercial definido o en fase de contención de gastos.
Pronóstico con base en cuentas: estima las ventas de la organización con base en el Perfil del Cliente Ideal (ICP), teniendo en cuenta los factores de aquellos negocios más exitosos y considera las oportunidades activas que se encuentran en la cuenta de enfoque. Es muy recomendable para trazar estrategias de cross-selling y up-selling y para empresas Saas que venden para nichos específicos, practican marketing basado en cuentas o que conocen su Perfil del Cliente Ideal (ICP).
Anticipa y evita errores gracias a la analítica predictiva
Las soluciones de analítica predictiva se han convertido en la herramienta perfecta para resolver la incertidumbre asociada al pronóstico de ventas y al escenario que se repite una y otra vez en muchas organizaciones: cada día emergen grandes cantidades de datos nuevos, se realizan pronósticos, se toman decisiones y al ejecutar las acciones, parece que los resultados están lejos de lo esperado. Allí es cuando los equipos se preguntan: ¿dónde estamos fallando?
Este panorama surge por la combinación de diversos factores, que suelen ser:
Se producen errores humanos en la introducción de los datos.
Surgen dificultades de acceso al conocimiento en la organización por parte de los usuarios del negocio: es necesario que haya una democratización de la información en la que todos los usuarios puedan acceder a la información en todo momento sin depender del área de IT y dotarles de un nivel de autonomía óptimo.
Se aplican juicios o intuiciones de un porcentaje demasiado elevado, en vez de solo referirse al objetivo de los datos: el forecast de ventas se vuelve problemático cuando los equipos confunden “metas optimistas” con un “forecast preciso”.En vez de examinar datos históricos y hacer pronósticos basados en tendencias previas y parámetros realistas, el personal de ventas suele crear números de forecast esperanzadores que carecen de una base precisa, basados en pura intuición.
Se utilizan modelos obsoletos o no suficientemente sofisticados.
No se tienen en cuenta factores imprescindibles que afectaran al proceso de ventas.
Hay una falta de calidad en la información. Una de las claves del éxito del forecast de ventas es que los datos utilizados sean relevantes, fiables, válidos y que estén actualizados. Antes de aplicar cualquier modelo predictivo y poder disfrutar de todas esas ventajas, es necesario que reflexiones sobre los datos que tienes, cómo están estructurados y la calidad que tienen. Lo más importante es diseñar un ecosistema en el que todo esté ordenado progresivamente y que la calidad de los datos esté en el origen, si no, todo lo que construirás encima de ellos posiblemente, no esté bien. Aquí es donde entra en juego la importancia del gobierno del dato dentro de la organización: ese modelo organizativo que proporcione unas directrices comunes y las herramientas necesarias para que tus datos se conviertan en un activo estratégico y se garantice su disponibilidad, integridad, usabilidad, seguridad y calidad.
Contar con un forecast de ventas erróneo puede suponer un verdadero desastre para una empresa incluso la quiebra, ya que pone en peligro el flujo de efectivo y puede aumentar los costes de inventario.
Al incorporar la analítica predictiva a los pronósticos de ventas impulsamos los beneficios del negocio, dejando atrás los riesgos de las limitaciones humanas basadas en experiencias pasadas, especulaciones o intuición que acabamos de mencionar.
Una solución de Analytics suele ofrecer una variedad de modelos estadísticos que permiten proyectar a futuro, específicamente para un escenario con mínimas posibilidades de error. Además, gracias a la analítica predictiva podemos conocer más y mejor a los clientes, sus preferencias, motivaciones, detectar patrones en su comportamiento y actitudes de compra para poder anticiparnos a sus necesidades, lo que también afectará directamente a las ventas.
Existen cientos de factores que influyen en lo que va a vender empresa, haciendo que la elaboración de pronósticos no sea una tarea fácil. Frente a esta complejidad, estos modelos algorítmicos han demostrado ser el aliado perfecto y potentes activos en la estrategia de cualquier negocio.
Es momento de disfrutar de todos sus beneficios
Contar con una predicción de ventas correcta va a ofrecerte múltiples ventajas como hemos ido viendo a lo largo del artículo. Vamos a sintetizarlas:
Reducir inventarios y costes
Optimizar la gestión del stock y la eficiencia operativa
Reaccionar mejor y más rápido en situaciones inesperadas y anticiparte a riesgos ya calculados
Realizar inversiones sin desequilibrar tus cuentas
Obtener más información de tus clientes potenciales
Mejorar la atención al cliente
Tomar decisiones rápidas, estratégicas y fiables
Evitar la pérdida de ventas
Tener ciclos de ventas más rápidos
Saber qué va a ocurrir a corto y medio plazo, lo que va a darte grandes oportunidades de aumentar tus ventas
Aumentar la visión de tu negocio y de todas sus posibilidades
En definitiva, contar con un buen modelo de forecast de ventas no es que solo sea útil, es que es una herramienta fundamental para aquellas empresas que quieran planificar su actividad comercial de manera eficiente y garantizar el éxito.
Estos pronósticos no solo van a hacer que puedas tomar mejores decisiones, más informadas y estratégicas, sino que también van a permitirte ajustar tu plan de ventas para maximizar tus ingresos y minimizar los costes innecesarios. Eso sí, recuerda siempre que para lograr un forecast de ventas preciso y confiable, es importante que utilices las herramientas y técnicas adecuadas, así como que cuentes con datos de calidad antes de ponerte a trabajar y con un equipo de análisis capacitado que te ayude a alcanzar tus objetivos de ventas y de crecimiento a largo plazo.